Niin julkisella kuin yksityiselläkin sektorilla puhutaan tällä hetkellä paljon tiedolla johtamisesta. Eikä syyttä. Kunnissa, kouluissa, hyvinvointialueilla ja yrityksillä on käytössään enemmän dataa kuin koskaan ennen. Mittareita, rekistereitä, raportteja, kyselyjä, vertailuja, ostohistoriaa..
Silti monessa johtoryhmässä ja arjen päätöksenteossa tuntuu samalta: ”Meillä on tietoa, mutta emme tiedä, miten sitä pitäisi tulkita.”
Tiedolla johtamisen lupaus ja todellisuus eivät vielä kohtaa
Viime vuosina tiedolla johtamiseen on panostettu paljon. On rakennettu dashboardeja, hankittu järjestelmiä ja tuotettu raportteja. Useimmat organisaatiot käyttävät dataa päätöksenteon tukena ainakin jollain tasolla. Mutta vain harvat ovat aidosti datalähtöisiä.
Miksi?
Koska todellisuus on monimutkaisempi kuin PowerPoint-kaavio. Data on usein hajallaan eri järjestelmissä, eri formaateissa ja eri omistajilla. Miten tästä kaikesta voi muodostaa yhtenäisen ja ymmärrettävän tilannekuvan?
Samaan aikaan datan laatu ja ajantasaisuus vaihtelevat. Jos tietoon ei voi luottaa, sitä ei käytetä. Ja jos sitä ei käytetä, päätökset tehdään kokemuksen, kiireen tai äänekkäimpien signaalien varassa.
Tämä ei ole osaamattomuutta. Tämä on inhimillistä.
Ei me ihmiset tietoa vastusteta – vaan epäselvyyttä ja epävarmuutta
Yksi sitkeimmistä harhaluuloista on ajatus siitä, että tiedolla johtamisen haasteet johtuvat ihmisten muutosvastarinnasta. Toki aina sitäkin on ilmassa ja sen voima on aina huomioitava. Todellisuudessa ihmiset vastustavat harvoin tietoa itsessään. He vastustavat epäselvyyttä, kuormitusta ja kokemusta siitä, että data jää irralliseksi heidän arjestaan.
Kun analytiikka näyttäytyy teknisenä, raskaana ja ulkopuolisena, se etääntyy johtamisesta. Kun tiedolla johtaminen koetaan IT-hankkeena eikä yhteisenä ajattelun välineenä, sen potentiaali jää hyödyntämättä.
Tämä korostuu erityisesti tilanteessa, jossa aikaa ja resursseja on vähän. Julkinen sektori tasapainottelee lakisääteisten tehtävien, talouspaineiden ja kasvavien odotusten keskellä. Yritykset tasapainottelevat tulospaineiden ja muuttuvien markkinoiden kanssa. Harvalla on aikaa kaivaa olennaista esiin useista eri järjestelmistä.
Silloin tiedolla johtamisesta tulee helposti jotain, mitä pitäisi tehdä, mutta mikä ei vaan mahdu kalenteriin.
Vaikuttavuus jää helposti näkymättömäksi
Ehkä kaikkein haastavin havainto koskee vaikuttavuutta. Julkisella sektorilla mitataan paljon sitä, mitä tehdään: käyntejä, tunteja, kustannuksia, suoritteita. Paljon harvemmin mitataan sitä, mitä nämä toimet oikeasti muuttavat ihmisten elämässä. Yritysmaailmasta tiedän, että usein saat sitä, mitä mittaat – joten on pakko miettiä tarkkaan, mitä (edes) kannattaa mittaroida ja minkä pohjalle tavoitteita asetetaan.
Lasten, nuorten, perheiden, työntekijöiden ja ammattilaisten kokemus jää usein tilastojen ulkopuolelle tai irralliseksi palautteeksi, jota ei systemaattisesti yhdistetä päätöksentekoon. Silloin hyväkin työ voi jäädä näkymättömäksi, ja toisaalta ongelmat voivat kasvaa pitkään ennen kuin ne näkyvät numeroissa.
Vaikuttavuuden, osallistumisen ja läpinäkyvyyden vaatimukset kasvavat. Ihmiset haluavat ymmärtää, mihin päätökset perustuvat ja heillä on myös halu ja kyky osallistua tiedon tuottamiseen.
Uutta tietoa syntyy joka hetki
Joka päivä julkaistaan tutkimuksia, kyselyitä, väitöskirjoja, artikkeleita. Ensin meidän pitäisi ymmärtää, mistä lähteestä löytynyt tieto on meille olennaista ja sen jälkeen meidän pitäisi vielä löytää aikaa käydä tämä kaikki tieto läpi. Sisäistää ja ymmärtää se. Elämme maailmassa, missä vain aika on äärettömän rajallinen resurssi.
Teemme töitä erilaisten mittareiden ja tulospaineiden alla ja samaan aikaan vallalla on ”jatkuvan oppimisen kulttuuri”. Valitettavan usein tämä itsensä kehittäminen ja uuden oppiminen jää jokaisen ihmisen omalle ajalle – perheen yhteiselle ajalle, koska työpäivät ovat jo täynnä jotain ihan muuta.
Tämä ei luo vain paineita arkeen vaan myös tunteen siitä, että ”jää jälkeen”. Me haluamme oppia, me haluamme ymmärtää.
Toivo ei synny lisää datasta, vaan paremmasta ymmärryksestä
Kaikesta tästä huolimatta tutkimus ja käytäntö osoittavat myös jotain olennaista: suunta on oikea. Tietoisuus tiedolla johtamisen rajoista ja mahdollisuuksista on kasvanut. Yhä useampi organisaatio tunnistaa, ettei kyse ole vain järjestelmistä, vaan ajattelusta, kulttuurista ja yhteisestä kielestä.
Tulevaisuus ei ole se, että dataa kerätään vielä enemmän. Tulevaisuus on se, että olennaiset asiat nousevat esiin selkeämmin, ajoissa ja inhimillisellä tavalla.
Kun tieto yhdistyy ymmärrykseen, syntyy tilaa paremmille kysymyksille:
- Mitä tämä kertoo ihmisistä, joiden vuoksi olemme olemassa?
- Missä kehitys oikeasti kulkee?
- Mihin meidän kannattaa reagoida nyt, ei vasta vuoden päästä?
Tiedolla johtaminen ei parhaimmillaankaan poista epävarmuutta, mutta se tekee siitä jaetumpaa, näkyvämpää ja siedettävämpää. Se ei vie päätöksentekoa pois ihmisiltä, vaan tukee heitä näkemään selvemmin oikean suunnan.
Ja juuri siinä on mahdollisuus.
Mahdollisuus siirtyä reaktiivisuudesta ennakointiin.
Mahdollisuus tehdä vaikeita päätöksiä avoimemmin ja perustellummin.
Mahdollisuus rakentaa kulttuuria, jossa tieto ei ole taakka, vaan yhteinen voimavara.
Se ei ole helppoa. Mutta se on mahdollista.
Jatketaanko juttua datasta ja sen merkityksestä juuri sinulle?
Rakkaudella ja suurten oivallusten äärellä,
Kati
kati@toinentotuus.fi